導入事例

DoChallengeClubは、熊本を中心に九州で運営しているスポーツクラブです。元々は市の体育館などを借りて体操クラブをしていましたが、2016年の熊本地震で全て避難所となったのを機に拠点を構え、皆様のお力添えのおかげで現在は体操、アクロバット、パルクール、ダンスなどの計７コース、約2,000名以上が在籍する、九州最大級のスポーツクラブとなりました。
「好きこそものの上手なれ」をコンセプトに、はじめての習い事としてご入会いただける幼児コースから、大会出場を目指す選手コースまで多くのクラスを開設しています。指導スタッフは皆競技出身者で、生徒のレベルや目的にあった的確な指導を心がけており、子ども好きで若い人が多いため、わきあいあいと仲良く活動しています。

Platinum School導入前は全てアナログ管理でした。生徒や保護者様とは個別にメールのやりとりをしており手間がかかりましたし、やり取りの履歴を探すことがとても大変でした。月謝の請求処理は明細を手打ちで入力し、電卓で計算して合計を算出していたので、ミスも多くて大変でした。
生徒数が多くなり、事務処理や受付業務に手が回らなくなってきて、システムを探しました。スポーツジム系のシステムも見ましたが、定員管理や振替管理ができないものが多く、DoChallengeClubの運営には合わなくて、それらができるシステムを探していました。
そんなときにPlatinum Schoolをインターネットで見つけて、我々の課題が解決できることがわかり、導入を決めました。

以前は生徒や保護者様からの欠席や振替などの連絡は全て電話かメールだったため、電話が取れなくて連絡漏れが発生するなど、ご迷惑をおかけすることがありましたが、Platinum Schoolを導入後は、生徒マイページから欠席や振替の登録ができるようになったので、電話やメールの受付対応の負担が大幅に減り、運営業務の改善にもつながりました。

メールについては履歴が残りますし、連絡内容や日々の状況を生徒カルテに記録できるので、生徒ごとに管理しやすく、あとで過去分を検索するのがとても楽にできるようになりました。
クラブからのお知らせなどをメール送信するのに、以前利用していたソフトは１日に送信できる上限数が少なく、数日に分けて送らなければならないことがありましたが、Platinum Schoolの生徒メール配信機能は全生徒に一斉送信できますし、メールとアプリの両方に通知することも可能なので、本当に便利です。

月謝の請求処理については、受講コースに基づいて自動で金額算出されるので、一人ひとりの金額を入力する必要がなく、合計も自動計算されるようになり、入力や計算ミスが発生しなくなって業務がとても楽になりました。
以前は事務作業を限られた人数で行っていましたが、Platinum Schoolの導入で、各店舗のスタッフで同じ画面を見る事ができるようになったため、作業を割り振れるようになり、生徒や保護者様への対応も各店舗のスタッフがスピーディーにできるようになりました。

生徒や保護者様にはアプリを利用していただいていますが、問題なくご使用いただいています。欠席連絡や振替がスムーズにできることや、チャット形式のメッセージ機能を使ってクラブへ簡単に連絡が送れることなどが好評で、導入当初から多くの生徒や保護者様に大変ご満足いただいています。

私たちスタッフのパソコンスキルはそれほど高くないのですが、丁寧にサポートしていただいて、問題なく導入できました。
Platinum School導入後も、とても手厚いサポートをしていただいています。何か質問をすると、それに対する回答に加えて私たちが気づかない点までアドバイスしてくれるので、運営のカバーができて助かっています。

他のシステムでは全体で１つしか運用ルールを設定できないものが多かったのですが、Platinum Schoolはクラスやレッスンによって設定が変えられて、いろいろなパターンに対応されているので、DoChallengeClubの運営に合わせられるのが良いところです。
昨年の機能強化で体験予約機能が追加され、私たちのクラブでも利用することになり、顧客管理をすべてPlatinum Schoolで行うことができるようになりました。

DoChallengeClubは「好き」「楽しい」を大切に、子供から大人までみんなが笑顔になれる環境で、スポーツを通して地域に貢献できるクラブを創り続けていきたいと考えています。これからもPlatinum Schoolとともに発展していくのが楽しみです。