導入事例

ゆうゆう絵本講座は、「あらしのよるに」（講談社刊行）の著者である、きむらゆういちが主催となって立ち上げた大人のための絵本教室です。講座は通学講座と通信講座の2つの形態で運営しており、どちらも現役の絵本・童話作家や編集者などが講師として直接指導を行っています。絵本や童話をつくりたい方なら誰でも入会することができ、老若男女問わず幅広い年代に人気を博しています。

Platinum School導入のきっかけは、生徒数の増加や以前利用していたデータベース管理システムのサポートが終了したこと、また現状の運用ルールに則しておらず使い辛さも感じていたため、代わりとなってより効率的に情報管理を行うことができるシステムを探し始めたことでした。

しかし学習塾やキッズスクールなどで運用されているシステムでは、子供とその保護者の利用を目的としたものが多く、大人を対象とした弊社の運営形態に見合うシステムが思うようにありませんでした。また、現行システムは弊社独自の仕様にカスタマイズしていた為、パッケージシステムでは機能について持て余したり、逆に不足していることなどが導入のハードルを高くしていました。

そのような折にPlatinum Schoolを知り、明確な価格設定やオプションを必要に応じて追加できること、項目内容のカスタマイズが可能であるなど汎用性の高さに魅力を感じて導入の検討を始めました。検討開始直後は弊社独自の管理形態にPlatinum Schoolが適合するのか不安もありましたが、こちらの望んでいる形で運用できるよう、導入前に担当者と細やかな擦り合わせをしていただいたおかげで、次第に疑念が払拭されていき導入を決めました。

Platinum School導入以前、通学講座と通信講座は特性上異なる方法を用いて管理していましたが、クラス替え時期に行う通学講座全クラス分の情報更新や毎月の通信講座の課題進捗確認などに加え、日々生徒からの個別の要望に対応するための情報照合や入会・退会時の情報整理なども、年々増加していく生徒数に伴い膨大な時間を要するようになっていました。

しかし導入後は生徒情報を一元管理することができ、生徒の受講履歴を確認しやすくなったことで、個々の生徒に見合った提案をより迅速に行えるようになりました。そのうえ、課題の状況も簡単に把握できるようになり学習の進捗管理がしやすくなりました。

以前は紙で管理を行っていた見学予約の情報も全てデジタル管理に移行し、予約日の変更や見学者情報をスタッフ間で共有することが容易になりました。

他にも導入前の課題として、受講料の分割希望者に対する請求では個別の確認と照合作業が大きな負担となっていましたが、Platinum School導入後は申込時に分割請求の支払予定をすべて登録できるようになったことで漏れも無くなり、確認もしやすくなりました。

また出欠などの簡単な確認作業であればスマホやタブレットでも対応できるため、利便性の良さも感じています。シンプルな画面で操作性も良く、初めて利用したスタッフからも「疑問なくスムーズな操作ができた」という声が上がっています。

生徒全体やクラスごとの連絡メールを送信する際も、以前は手作業で生徒を選択し宛先に追加していましたが、Platinum Schoolでは生徒一括やクラスごとなどの条件を指定して選択できるので、作業が楽になり大変助かっています。送信メールには生徒名を差し込むこともできるので、生徒からは以前よりも返信がくるようになり距離も近づいたように思います。

導入前には担当の方が何度も足を運んでくださり、絵本講座の業務内容をよく理解していただきました。実際に使用する画面を見て擦り合わせを行い、どのようにシステムで実現できるかを相談しながら構築ができたおかげで、導入前の想定と導入後の使用感にはほとんどギャップがありませんでした。

導入後のちょっとした疑問においても、Platinum Schoolのサポート窓口にメールで1つ質問を投げかけるとこちらに合わせた提案を数パターン用意し、迅速にお返事をいただけるので安心して利用できています。

ゆうゆう絵本講座は今後も新講座の開設やサービスの拡充など、さらなる展開を目指しています。これからも受講生の夢を実現するための一助となる場所として、Platinum Schoolと共に生徒に寄り添った運営をしていきたいと思います。